Auto w firmie to wielkie ułatwienie, a niekiedy wręcz konieczność. Ponadto samochód służbowy pozwala na wliczanie w koszty uzyskania przychodu dużej części wydatków związanych z zakupem paliwa oraz eksploatacją pojazdu. Zanim jednak będzie można to robić, należy powiązać nabyte auto z firmą, tj. zarejestrować je. Trzeba przy tym pamiętać, że proces ten wygląda nieco inaczej w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek. Jak zatem wygląda rejestracja samochodu przedsiębiorcy?
Rejestracja samochodu przedsiębiorcy – podstawowe warunki
Czy w każdym rodzaju działalności możliwe jest użytkowanie pojazdu? Tak. Jednak czy rejestracja samochodu przedsiębiorcy na firmę jest możliwa w każdym przypadku? Otóż nie.
Sytuacja przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą od tego prowadzącego spółkę diametralnie się różni w tej kwestii. Wszystko rozbija się o osobowość prawną. JDG – jako firma – jej nie posiada, z kolei spółki kapitałowe już jak najbardziej. Spółki osobowe także nie posiadają osobowości prawnej, jednak są to jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa nadaje taką osobowość, co więcej posiadają one własny majątek, niezależny od wspólników. Należy je zatem traktować w tym wypadku jak spółki kapitałowe.
Rejestracja samochodu przedsiębiorcy na jednoosobową działalność gospodarczą oraz na spółkę cywilną (w ramach spółki działają osoby fizyczne prowadzące JDG) jest niemożliwa. Tutaj osoby te rejestrują pojazd na własne dane. Mogą jednak zaliczyć go do środków trwałych, dzięki czemu auto staje się składnikiem majątku firmy i może być poddane amortyzacji, mimo że w dowodzie rejestracyjnym nie ma informacji, iż jest to pojazd służbowy.
W przypadku spółek informacjami, jakie widnieją w dowodzie rejestracyjnym, są dane firmy. Samochód jest składnikiem majątku spółki i jako środek trwały może być amortyzowany.
Zakup auta na firmę nie oznacza automatycznie, że może on być również na nią zarejestrowany. Aby można było wprowadzić dane samochodu do dowodu rejestracyjnego, muszą zostać spełnione określone warunki. Nie są one wybitnie skomplikowane, ale mimo wszystko należy o nich pamiętać.
Przede wszystkim pojazd musi być własnością firmy (lub osoby prowadzącej JDG). Aby rejestracja samochodu przedsiębiorcy była możliwa, musi on posiadać tytuł do pojazdu. Może być to prawo własności lub współwłasności. Dlatego też w procesie rejestracyjnym konieczne jest okazanie umowy sprzedaży auta lub faktura dokumentująca jego zakup.
Kolejnym warunkiem jest, aby pojazd był przeznaczony na potrzeby związane z prowadzoną działalnością. Dotyczy to wszystkich rodzajów firm, również jednoosobowych działalności gospodarczych.
Na koniec zostają sprawy czysto techniczne pojazdu. Musi być on kompletny i sprawny. Nie można zarejestrować samochodu, który nie odpala lub nie posiada nieodzownych części, np. drzwi czy maski. Zakładany okres użytkowania pojazdu musi wynosić minimum 1 rok.
Jak wygląda rejestracja pojazdu?
Rejestracja samochodu przedsiębiorcy w każdym wypadku wygląda niemal identycznie. Aby dokonać rejestracji, należy udać się do właściwego wydziału komunikacji ze względu na adres zamieszkania przedsiębiorcy lub siedziby spółki. Nie ma możliwości zarejestrowania pojazdu w każdym dowolnym urzędzie, tylko właściwy miejscowo organ jest do tego kompetentny.
Samochód nowy
Jeżeli samochód jest nowy z salonu, należy przygotować następujące dane:
- wniosek o rejestrację samochodu;
- dowód osobisty – w przypadku jednoosobowej działalności;
- wypis z KRS – w przypadku spółek prawa handlowego;
- dane techniczne pojazdu, tj. marka, model, typ, rok produkcji, numer świadectwa homologacji, przeznaczenie;
- VIN lub numer nadwozia;
- dowód zakupu pojazdu – umowa sprzedaży lub faktura VAT;
- świadectwo zgodności WE – jest to oświadczenie sporządzone przez producenta pojazdu, które ma na celu wykazanie, że auto spełnia wymogi przepisów UE.
Pojazdy nowe można zarejestrować również za pośrednictwem dealera. W takim wypadku należy przygotować dla niego odpowiednie upoważnienie.
Samochód używany
W przypadku samochodu używanego zestaw dokumentów wygląda nieco inaczej. W tym wypadku do rejestracji wymagany jest:
- wniosek o rejestrację samochodu;
- dowód osobisty – w przypadku jednoosobowej działalności;
- wypis z KRS – w przypadku spółek prawa handlowego;
- dotychczasowe tablice rejestracyjne;
- dotychczasowy dowód rejestracyjny;
- dowód zakupu pojazdu – umowa sprzedaży, faktura VAT, umowa darowizny;
- aktualne badanie techniczne;
- świadectwo zgodności WE.
W przypadku samochodu sprowadzonego z zagranicy dodatkowo należy mieć przy sobie:
- pismo potwierdzające wyrejestrowanie pojazdu w kraju, z którego auto zostało sprowadzone;
- potwierdzenie zapłaty akcyzy;
- dowód odprawy celnej, jeżeli samochód pochodzi z kraju poza UE.
Dokonując rejestracji, organ ma prawo wymagać od osoby rejestrującej okazania aktualnego ubezpieczenia OC. Brak wykazania ważnej polisy OC nie powoduje odmowy zarejestrowania pojazdu, urzędnik może jednak powiadomić Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny o tym fakcie, co skutkuje nałożeniem kary pieniężnej na właściciela pojazdu.
Ile kosztuje rejestracja samochodu przedsiębiorcy?
Oprócz wypełnienia wniosku o rejestrację pojazdu oraz przedstawienia organowi wszelkich wymaganych prawem dokumentów właściciel pojazdu musi także dokonać odpowiedniej opłaty.
Rejestracja samochodu przedsiębiorcy może wiązać się z kosztami niewielkimi, rzędu 66 zł, jak również tymi już znacznymi, jak 1080 zł. Wszystko zależy od okoliczności zakupu oraz wyboru wariantu rejestracyjnego.
Co do zasady całkowity koszt rejestracji wynosi 160 zł. Składa się na to:
- wydanie tablic – 80 zł;
- wydanie dowodu rejestracyjnego – 54 zł;
- wydanie pozwolenia czasowego – 13,50 zł;
- wydanie nalepki legalizacyjnej – 12,50 zł.
Jeżeli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na zakup tablic indywidualnych, wówczas opłata za nie wynosi 1000 zł. Ponadto aktualnie w przypadku samochodów używanych możliwe jest pozostawienie numeru rejestracyjnego. W takim przypadku rejestracja samochodu będzie kosztowała jedynie 66,50 zł. Natomiast w przypadku pojazdów sprowadzonych z zagranicy, przy dodatkowym badaniu technicznym, właściciel zapłaci 250 zł.
Obowiązkowa rejestracja samochodu w 2024 roku
Od 1 stycznia 2024 roku zaszły zmiany w procedurze rejestracyjnej samochodu. Zniwelowany został bowiem obowiązek zgłoszenia nabycia pojazdu. Zaczyna natomiast obowiązywać rejestracja pojazdu. Obowiązek ten należy wypełnić w przeciągu 30 dni od daty nabycia auta. Jeżeli jednak zakupu dokonało przedsiębiorstwo zajmujące się profesjonalnym obrotem samochodów, wówczas termin ten wynosi 90 dni.
Terminy na rejestrację auta należy potraktować poważnie, ich niedochowanie wiąże się bowiem z karami administracyjnymi. Niedotrzymanie terminu 30-dniowego wiąże się z karą w wysokości 500 zł. Jeżeli jednak rejestracja nie zostanie dokonana w ciągu 180 dni, licząc od daty zakupu, wówczas sankcja zostaje podwojona i wynosi 1000 zł.
W przypadku firm zajmujących się obrotem pojazdów silnikowych kara za zwłokę to 1000 zł, a w przypadku braku rejestracji powyżej 180 dni – to już 2000 zł.
Przedstawione zmiany zostały wprowadzone w celu ujednolicenia tablic rejestracyjnych samochodów poruszających się po polskich drogach. Cały czas bowiem istnieje możliwość pozostawienia poprzednich tablic rejestracyjnych przy rejestracji pojazdu. Dotyczy to jednak wyłącznie tych aut, które miały tablice wykonane według aktualnie obowiązującego wzoru, tj. tablice z białym tłem i niebieskim paskiem oraz gwiazdkami Unii Europejskiej. Właściciele samochodów, które w dalszym ciągu posiadają czarne tablice z białymi oznaczeniami, po nabyciu auta będą musieli go zarejestrować i dokonać zakupu nowych, aktualnych tablic rejestracyjnych.
Nowe przepisy zmienią również sytuację właścicieli samochodów nieużywanych. Zgodnie z nowelizacją 10 czerwca 2024 roku decyzje o rejestracji pojazdów wydanych przed 14 marca 2005 roku automatycznie wygasają, jeżeli samochód:
- pozostaje bez ważnego okresowego badania technicznego;
- pozostaje bez umowy ubezpieczenia OC przez okres dłuższy niż 10 lat.
Powyższe nie będzie obowiązywać wobec pojazdów zabytkowych oraz pojazdów wolnobieżnych.
